Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku ze Sklepem jest IZBA GOSPODARCZA LUBUSKICH WINNIC, Stary Rynek 1, 65-067 Zielona Góra, KRS 0001185603, NIP 9292090462, REGON 542302916.

W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się pod adresem: kontakt@iglw.pl

Jeżeli IGLW wyznaczy inspektora ochrony danych, przed publikacją należy zastąpić powyższy zapis danymi kontaktowymi IOD. Nie należy publikować informacji o niewyznaczeniu IOD bez potwierdzenia, że obowiązek jego wyznaczenia nie występuje.

2. Jakie dane mogą być przetwarzane

dane identyfikacyjne i kontaktowe, np. imię i nazwisko, adres, e-mail, numer telefonu;
dane rozliczeniowe i firmowe, np. nazwa przedsiębiorcy, NIP, adres do faktury;
dane dotyczące Zamówień, płatności, dostawy i reklamacji;
informacja o spełnieniu wymogu pełnoletności oraz wynik procedury weryfikacji wieku – w zakresie niezbędnym do zgodnej z prawem sprzedaży alkoholu;
dane Konta użytkownika, jeżeli Konta są dostępne;
treść korespondencji;
adres IP, identyfikatory urządzenia, dane techniczne i logi bezpieczeństwa;
dane dotyczące zgód na cookies lub komunikację elektroniczną;
dane analityczne i marketingowe wyłącznie w zakresie, w jakim dane narzędzie jest faktycznie używane i istnieje właściwa podstawa prawna.

3. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania

Cel	Przykładowe dane	Podstawa	Okres
Obsługa Zamówienia i umowy	dane kontaktowe, adresowe, Zamówienie	art. 6 ust. 1 lit. b RODO	do wykonania umowy, następnie do upływu terminów roszczeń i obowiązków archiwizacyjnych
Obowiązki podatkowe i księgowe	dane transakcyjne, fakturowe	art. 6 ust. 1 lit. c RODO	przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi
Weryfikacja wymogów sprzedaży alkoholu	informacja o pełnoletności, wynik weryfikacji	art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz – zależnie od procesu – art. 6 ust. 1 lit. f RODO	tylko tak długo, jak jest to niezbędne do wykazania zgodności sprzedaży i obrony roszczeń; nie przechowujemy kopii dokumentu tożsamości bez odrębnej podstawy
Reklamacje i odstąpienia	dane kontaktowe, Zamówienie, korespondencja	art. 6 ust. 1 lit. b/c/f RODO odpowiednio do procesu	do zakończenia sprawy i następnie przez okres niezbędny do obrony lub dochodzenia roszczeń
Konto użytkownika	e-mail, dane profilu, historia	art. 6 ust. 1 lit. b RODO	do usunięcia Konta; dane transakcyjne mogą być przechowywane dalej na innych podstawach
Kontakt i korespondencja	imię, e-mail, treść	art. 6 ust. 1 lit. f RODO lub lit. b, gdy kontakt zmierza do zawarcia umowy	do zakończenia korespondencji, a następnie przez uzasadniony okres archiwalny
Bezpieczeństwo i logi	IP, dane techniczne, zdarzenia	art. 6 ust. 1 lit. f RODO	zgodnie z okresem retencji logów, ustalonym proporcjonalnie do celów bezpieczeństwa
Analityka/cookies opcjonalne	identyfikatory online, zdarzenia	zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zw. z art. 399 PKE, gdy ma zastosowanie	do wycofania zgody lub upływu okresu retencji danego narzędzia
Newsletter informacyjny IGLW – jeżeli aktywny	e-mail, ewentualnie imię	zgoda / właściwa podstawa komunikacji elektronicznej	do wycofania zgody, następnie minimalne dane dowodowe w celu wykazania legalności komunikacji

4. Weryfikacja wieku – zasada minimalizacji

Sklep przetwarza wyłącznie dane niezbędne do potwierdzenia, że osoba zamawiająca lub odbierająca Napój Alkoholowy spełnia wymóg pełnoletności.
Jeżeli pełnoletność jest sprawdzana na podstawie dokumentu przy doręczeniu, osoba doręczająca powinna co do zasady jedynie zweryfikować wiek i odnotować wynik weryfikacji; dokument nie powinien być kopiowany ani fotografowany, chyba że istnieje odrębna i prawidłowo oceniona podstawa prawna.
Jeżeli Sklep korzysta z zewnętrznego dostawcy elektronicznej weryfikacji wieku, przed publikacją Polityki należy wskazać jego rolę, zakres danych, podstawę prawną, okres retencji i ewentualne transfery danych poza EOG.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym IGLW w prowadzeniu Sklepu, w zakresie niezbędnym do realizacji danego celu. W zależności od faktycznej konfiguracji mogą to być:

dostawca hostingu i infrastruktury IT;
operator płatności – jako niezależny administrator w zakresie własnych obowiązków;
przewoźnicy i operatorzy logistyczni – w zakresie dostawy i weryfikacji odbiorcy;
biuro rachunkowe i dostawca systemu księgowego/fakturowego;
dostawcy poczty elektronicznej;
dostawca systemu newsletterowego, jeżeli jest używany;
dostawca systemu weryfikacji wieku, jeżeli jest używany;
dostawcy narzędzi analitycznych lub reklamowych – wyłącznie jeżeli są faktycznie uruchomione po wymaganej zgodzie;
kancelarie prawne, audytorzy, ubezpieczyciele oraz organy publiczne, jeżeli istnieje właściwa podstawa prawna.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Jeżeli używany dostawca przetwarza dane poza EOG, IGLW stosuje mechanizm transferu przewidziany przez RODO, np. decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony (w tym – dla uprawnionych podmiotów w USA – EU-U.S. Data Privacy Framework) albo standardowe klauzule umowne wraz z odpowiednią oceną transferu. Szczegóły powinny zostać dostosowane do rzeczywistych dostawców. Nie należy odwoływać się do nieobowiązującej Tarczy Prywatności (Privacy Shield).

7. Prawa osoby, której dane dotyczą

prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
prawo sprostowania danych;
prawo usunięcia danych, gdy zachodzą przesłanki ustawowe;
prawo ograniczenia przetwarzania;
prawo przenoszenia danych w przypadkach przewidzianych RODO;
prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
prawo wycofania zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania;
prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8. Cookies i podobne technologie

Sklep wykorzystuje technologie niezbędne do działania strony, koszyka, bezpieczeństwa, sesji i zapamiętania wyborów użytkownika. Technologie ściśle niezbędne mogą być stosowane bez zgody w zakresie dozwolonym przez prawo.
Analityczne, funkcjonalne wykraczające poza niezbędność oraz marketingowe cookies lub podobne technologie są uruchamiane dopiero po uzyskaniu wymaganej zgody.
Użytkownik może zaakceptować wszystkie kategorie, odrzucić technologie opcjonalne lub dokonać szczegółowego wyboru. Odmowa opcjonalnych cookies nie może blokować dostępu do podstawowej funkcjonalności sklepu.
Użytkownik może w każdym czasie zmienić lub wycofać zgodę poprzez widoczny mechanizm „Ustawienia cookies” dostępny w stopce lub w innym stale dostępnym miejscu.
Szczegółowa lista aktualnie używanych cookies, dostawców, celów i okresów przechowywania powinna być generowana w panelu zarządzania zgodą lub utrzymywana w aktualnej tabeli. Polityka nie deklaruje używania narzędzi, które nie są faktycznie zainstalowane.

9. Komunikacja elektroniczna i newsletter

Jeżeli IGLW prowadzi newsletter, zapis jest dobrowolny i wymaga podstawy zgodnej z RODO oraz Prawem komunikacji elektronicznej. Ze względu na ustawowe ograniczenia reklamy i promocji napojów alkoholowych newsletter konsumencki nie powinien służyć do publicznego promowania konkretnych win, zachęcania do zwiększania zakupów alkoholu, sprzedaży premiowanej ani analogicznych działań bez odrębnej weryfikacji prawnej. Bezpieczniejszy jest newsletter informacyjny dotyczący działalności IGLW, enoturystyki, edukacji, wydarzeń i informacji branżowych, redagowany z uwzględnieniem zakazu reklamy alkoholu.

10. Bezpieczeństwo danych

IGLW stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, obejmujące w szczególności kontrolę dostępu, aktualizacje, kopie zapasowe, szyfrowanie transmisji, ograniczenie uprawnień administracyjnych, rejestrowanie istotnych zdarzeń oraz procedury reagowania na incydenty. Zakres środków jest okresowo weryfikowany.

11. Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianami prawa, funkcjonalności Sklepu lub używanych dostawców. Data aktualnej wersji powinna być widoczna na początku lub końcu dokumentu. Istotne zmiany dotyczące procesów wymagających zgody nie zastępują obowiązku uzyskania nowej zgody, jeżeli jest ona prawnie wymagana.